ПГИ "Д-р Иван Богоров"

СЪОБЩЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

(информация, предоставяна съгласно чл.13 от Общ регламент за защита на данните)

ИНФОРМАЦИЯ ЗА СЛУЖИТЕЛИ И ДРУГИ ЛИЦА, ЧИИТО ДАННИ СЕ ОБРАБОТВАТ ВЪВ ВРЪЗКА С УПРАВЛЕНИЕ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ И ФИНАНСОВО-СЧЕТОВОДНАТА ОТЧЕТНОСТ

 

Професионална гимназия по икономика „Д-р Иван Богоров“ – Варна е общинско училище и е администратор на лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 и Закона за защита на личните данни.

Професионална гимназия по икономика „Д-р Иван Богоров“ – Варна, като администратор на лични данни, обработва само законно събрани лични данни, необходими за конкретни, точно определени и законни цели.

 

ДАННИ ЗА АДМИНИСТРАТОРА И ЗА КОНТАКТ С НЕГО

Администратор Професионална гимназия по икономика „Д-р Иван Богоров“ – Варна
Адрес Варна, ж.к. Младост-2, ул. „Иван Панайотов Церов“
Е-mail [email protected]
Уебсайт http://pgi-varna.com 
Телефон 052 747 830

 

ДАННИ ЗА КОНТАКТ С ДЛЪЖНОСТНОТО ЛИЦЕ ПО ЗАЩИТА НА ДАННИТЕ

По всички въпроси свързани с обработването на Вашите лични данни и с упражняването на права, Вие може да се обърнете към определеното от ПГИ „Д-р Иван Богоров“ длъжностно лице по защита на данните, по Ваш избор, на някой от посочените данни за контакт:

Име Ивелина Иванова
Телефон 0879 410 678
Е-mail [email protected] 

За да упражните Вашите права, свързани с обработката на данни, Вие може да подадете своите искания, по Ваш избор по някой от посочените начини:

  • Като изпратите своето искане за упражняване на права на хартиен носител на адрес: Варна, ж.к. Младост-2, ул. „Иван Панайотов Церов“
  • Като подадете лично своето искане за упражняване на права на адрес: Варна, ж.к. Младост-2, ул. „Иван Панайотов Церов
  • Като изпратите своето искане за упражняване на права на следния адрес на електронна поща: [email protected]

Образец на искане за упражняване на права

Като администратор на лични данни, ПГИ „Д-р Иван Богоров“ прилага принципите за обработване на лични данни и чрез настоящото Съобщение за поверителност предоставя информация и условия за упражняването на правата на субектите на данни, съгласно чл.13 и чл.14 от Общия Регламент относно защита на данните.

ОБХВАТ НА СЪОБЩЕНИЕТО ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ

Настоящото Съобщение за поверителност на личните данни се прилага по отношение на цялата информация, съдържаща лични данни на служители, физическа лица, изпълнители по договори, която се съхранява или обработва по друг начин във връзка с реализирането на трудови и служебни отношения с ПГИ „Д-р Иван Богоров“. Информацията може да се съдържа, както в документи на хартиен носител, така и в електронни документи без оглед на носителя, на който се съхраняват и без значение дали са подписани с квалифициран електронен подпис или не. Това могат да бъдат например запис в информационна система, log файлове или друг вид електронни идентификатори, бази данни, видео и аудио и други.

Съобщението за поверителност може да се актуализира периодично. При актуализация, адресатите му ще бъдат уведомявани своевременно.

ЦЕЛ НА СЪОБЩЕНИЕТО ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ

Това съобщение за поверителност обяснява как ПГИ „Д-р Иван Богоров“ събира и използва личните данни при трудови, служебни, граждански правоотношения, целите на обработката на данните, правното основание за тази обработка и условията, при които данните ще бъдат защитени, споделяни и съхранявани.

Документът се предоставя на всички служители, както и физически лица, изпълнители по граждански договори. Получаването му се удостоверява с подпис. На лицата, с които са прекратени посочените правни отношения с ПГИ „Д-р Иван Богоров“, но чиито данни все още се пазят, се предоставя копие при поискване.

АДРЕСАТИ НА СЪОБЩЕНИЕТО ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ /ЗА КОГО Е ПРЕДНАЗНАЧЕНО/.

Настоящото Съобщение за поверителност е предназначено за служителите и други наети лица /физически лицата, изпълнители на граждански договор/, по отношение на информацията, която предоставят във връзка правоотношението с ПГИ „Д-р Иван Богоров“.

Настоящото Съобщение за поверителност не е част от трудов или граждански договор и не предоставя никакви договорни права за служителите, изпълнителите, нито създава договорни задължения за ПГИ „Д-р Иван Богоров“.

КАТЕГОРИИ ЛИЧНИ ДАННИ, КОИТО СЕ ОБРАБОТВАТ ОТ ПГИ „Д-Р ИВАН БОГОРОВ“ ВЪВ ВРЪЗКА С УПРАВЛЕНИЕ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ И ФИНАНСОВО–СЧЕТОВОДНАТА ОТЧЕТНОСТ

Видовете лични данни, които се обработват при реализиране на трудовото, служебно или сходно правоотношение включват, но не могат да бъдат ограничени до:

физическата идентичност: имена, адрес, ЕГН (ЛНЧ), данните, съдържащи се в личната карта, телефони за връзка, email адрес и др.;

семейна идентичност: членове на семейството, в това число деца до 18 години;

образование: вид на образованието, място, номер и дата на издаване на дипломата, лице, което е издало дипломата;

трудова дейност (професионална биография): период на работа, работодатели и заемани позиции;

медицински данни: данните съдържащи се в медицинско свидетелство, което се предоставя при назначаване, при ползване на отпуск поради болест, в заключение от Служба по трудова медицина относно здравния статус на лицето;

основни работни данни: длъжност, длъжностна характеристика, местоположение на основната работа, снимка, работно време и условия за работа и наемане на работа;

данни за възнаграждения и обезщетения: например информация за получените възнаграждения и обезщетения, данни за банкови сметки, клас, социално осигуряване, данъчна информация и информация за получателите на обезщетения от трети страни;

данни за неработоспособност: лични данни, показващи отсъствия, медицински формуляри, доклади или удостоверения и записи, свързани с трудоустрояване или адаптация;

данни за отпуск: например, за платен годишен или неплатен отпуск;

мониторингови данни: данни за пристигане и напускане на сградата на ПГИ „Д-р Иван Богоров“, данни за активността в Интернет (от log-файловете);

данни за прекратяване: например дати и причини за напускане, договорености по прекратяването и плащания, изходящи референции при поискване;

данни за синдикална принадлежност: във връзка с изпълнение на задължения, произтичащи от Кодекса на труда ние може да съхраняваме информация за Вашата синдикална принадлежност;

данни за мнения: например данни, генерирани в хода на служебната заетост или при изпълнение на ангажименти, свързани с администрирането или управлението на трудовото правоотношение; всякакви други лични данни, които служител разкрие пред служители на ПГИ „Д-р Иван Богоров“ в хода на работа, било то устно или писмено (например в работни имейли).

В някои случаи предоставянето на тези данни е необходимо за сключване на трудов или друг договор или за спазване на приложимото право.

Отказът да се предостави информация може да доведе до невъзможност за сключване на договор или до неизпълнение на законови задължения.

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ е длъжна да води лично трудово досие на всеки член от персонала. Трудовото досие съдържа събраните за Вас лични данни. То се създава при постъпването Ви на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото Ви правоотношение с училището. Вие имате право на свободен достъп до документите, които формират Вашето трудово досие, и право да получавате копия от съхраняваните документи.

Информацията, която се съдържа във Вашето трудово досие, е конфиденциална и не може да бъде разгласявана без Ваше писмено съгласие.

Освен тази информация, учителите представят информация, свързана с квалификацията си. Тази информация е необходима за атестационните процедури.

Училището съхранява и посочените от Вас банкови сметки за привеждане на работна заплата и други възнаграждения.

ПРАВНО ОСНОВАНИЕ НА ОБРАБОТКАТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Обработка на лични данни се извършва само при наличие на законово основание за тази обработка. В повечето случаи обработването на Вашите лични данни ще бъде на едно от следните основания:

–   Обработката е предвидена в договора на лицето и е необходима, за да се изпълни този договор (например се събират данни за банковата сметка, за да се изплати възнаграждението)

–   Обработката е в изпълнение на правно задължение (например за разкриване на данъчни данни на държавен орган)

–   Обработката е в изпълнение на официални правомощия, предоставени на администратора

–  По изключение обработката може да се основава на съгласието на субекта на данните, например при предаване на данни на доставчик на услуги, които лицата получават като социална придобивка

Обработка на чувствителни лични данни се извършва само въз основа на едно от следните допълнителни основания:

–  Обработването е необходимо за целите на изпълнението на правата и задълженията на ПГИ „Д-р Иван Богоров“ като работодател или на права, с които лицата разполагат по силата на трудовото право и правото в областта на социалната сигурност и социалната закрила, дотолкова, доколкото това е разрешено от европейското и националното право

–  Обработването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или тези на друго физическо лице

–    Обработването е необходимо с цел установяване, упражняване или защита на правни претенции

Политика на училището, като администратор на лични данни, е да събира лични данни, ограничени до необходимото. Това са лични данни, за които имаме законово задължение да събираме, и такива, от които се нуждаем, за да защитим Ваши интереси. Личните данни, за които ПГИ „Д-р Иван Богоров“ има законово задължение да събира, са подробно описани в Наредба № 8 от 11.08.2016 г. за информацията и документите за системата на предучилищното и училищното образование, Кодекса на труда, Кодекса за социално осигуряване и други нормативни документи.

ЦЕЛИ, ЗА КОИТО СЕ ОБРАБОТВАТ ДАННИТЕ

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ обработва данните Ви само за целите, за които са събрани, и не ги използва за други цели. Тези цели са изцяло свързани с трудовите Ви отношения с Ви училището – кандидатстване за работа и сключване на трудови и граждански договори, изплащане на работната заплата и др. По-конкретно тези цели са:

  • Сключване на трудови и граждански договори

При кандидатстване, подбор и постъпване на работа, училището има законово задължение да събира от Вас и да обработва определени документи, съдържащи лични данни. Задължителните атрибути на сключените с Вас трудови договори също съдържат Ваши лични данни. Политика на училището е да не събира документи и лични данни, които не са задължителни.

  • Финансови отношения

Имаме законово задължение да обработваме Ваши лични данни при изплащане на работната заплата и други възнаграждения, по командировъчни заповеди и др.

  • Обработване на заявления

Вашите права по Кодекса на труда – да ползвате платен и неплатен отпуск, парични обезщетения при болест или отглеждане на дете, възможности за допълнителна професионална квалификация и развитие и др., се уреждат чрез Ваши писмени заявления и представяне на задължителни съпътстващи документи, които съдържат лични данни.

  • Осигуряване на ефективна комуникация

Като част от дейността си ПГИ „Д-р Иван Богоров“ може да предостави Вашето име и позиция, служебен телефон и служебна електронна поща на трети лица (например служители, родители на ученици), с цел ефективно изпълнение на Вашите служебни задължения. В този смисъл те се считат за служебни контакти.

  • Сигурност и безопасност

ПГИ „Д-р Иван Богоров“  има ангажимент да осигурява сигурността и безопасността на територията на училището. Това включва заснемането на изображения чрез системата за видеонаблюдение. Имаме законово задължение и ако се наложи, ще бъдем длъжни да споделим тази информация с правоохранителните органи.

В някои случаи ПГИ „Д-р Иван Богоров“ може да събира и обработва чувствителни лични данни. Единственото основание за събиране и обработване на чувствителни лични данни от училището е законово задължение. Например за установяване на годността Ви за работа в определени случаи сме длъжни да изискваме медицинско удостоверение и свидетелство за съдимост. Такива лични данни сме задължени да събираме и да обработваме за изплащане на парични обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство. Училището не събира чувствителни лични данни извън тези, за които имаме законово задължение.

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ обработва само данните, от които се нуждае, за да постигне всяка една от тези цели.

Когато ние обработваме данни, въз основа на Ваше съгласие, Вие винаги имате право да го оттеглите във всеки един момент. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработването, основано на дадено съгласие преди неговото оттегляне.

Така например при кандидатстване за работа при нас – Вие ни предоставяте съответната информация въз основа на Ваше съгласие.

ИЗТОЧНИЦИ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Основно личните данни, които се обработват за целите на управление на човешките ресурси и финансово-счетоводната отчетност се предоставят от субектите на данните. Тези данни Вие предоставяте на училището чрез документите за кандидатстване и при сключване на трудовите и гражданските договори. В процеса на работа те се допълват и се актуализират.

Възможно е част от информацията да бъде създадена в процеса на работата и да произлиза от други източници (напр. при атестация от Ваш директен ръководител, след преминаване на курсове за повишаване на квалификацията и др.).

Лични данни се получават и от трети страни /например публични органи – НАП, НОИ и др/.

КАК ИЗПОЛЗВАМЕ ВАШИТЕ ДАННИ?

Училището обработва лични данни в съответствие със Закона за защита на личните данни и собствената си политика за защита на данните. Достъп до личните Ви данни имат упълномощени служебни лица в изпълнение на своите основни задължения. Всяко служебно лице, което има достъп до лични данни, носи отговорността, че обработва тези данни само за целите, за които е упълномощено, и е длъжно да си служи с данните като поверителни.

При кандидатстване за работа личните данни на кандидатите са достъпни само за комисията, определена да извърши подбора на персонал, и се използват само за целите на подбора. При процедурите за подбор на персонал могат да се създават протоколи за класиране на кандидатите, които съдържат само трите имена.

Личното Ви трудово досие е достъпно само за директора на гимназията, ЗДАСД и служител „Човешки ресурси“. Вие имате право на достъп до документите в него и право да получавате копия от документите, съдържащи се в него.

Личните Ви данни, които имат отношение към изплащането на работната заплата и другите възнаграждения, са достъпни до служител „Човешки ресурси и главен счетоводител и се обработват само за тези цели.

Количеството лична информация за Вас, която се споделя в ПГИ „Д-р Иван Богоров“ е не повече от това, което е необходимо за постигане на целта, заради която се обработва.

СЪХРАНЕНИЕ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ съхранява Вашите лични данни на хартиени и технически носители и прилага нужните технически и организационни мерки, за да гарантира подходящо ниво на сигурност, включително защита срещу неправомерен достъп, случайна загуба, унищожаване или повреждане.

Личните данни се пазят толкова дълго време, колкото е необходимо, за да се постигне целта, за която са събрани, включително за спазване на определения законов срок.

Сроковете за запазване на документите са определени съгласно Номенклатура на делата със срокове за съхранение. ПГИ „Д-р Иван Богоров“ е приела и прилага Вътрешни правила за съхранение на лични данни, която се спазва от всички служители на гимназията.

Законовите срокове на съхранение на някои от Вашите лични данни са много дълги. Длъжни сме да съхраняваме Вашето лично трудово досие 50 г. За такъв срок сме длъжни да съхраняваме и Вашите лични данни, съдържащи се във ведомостите за заплати. Личните данни на ненаетите кандидати за работа, събрани чрез документите за кандидатстване, практически съхраняваме само за нуждите на конкурса и в рамките на сроковете за неговото обжалване – обикновено 1 месец след приключването му. Дългите срокове на съхранение на някои от Вашите лични данни не означава, че ние активно си служим с данните в тези срокове. Съхраняваме ги при строги правила и ограничен достъп и ги използваме само при нужда.

ПРЕДАВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Като правило ние не предоставяме Вашите данни на трети лица, освен в случаи, които са изрично посочени тук.

За целите, изброени по-горе, ПГИ „Д-р Иван Богоров“ разкрива лични данни на трети страни и получатели само, ако те имат законово основание да ги получат.

Информация за Вас може да бъде предоставена на трети лица, ако сме юридически задължени да го направим или ако трябва да изпълним наше договорно задължение (напр. във връзка с изплащане на заплата, внасяне на социални или здравни осигуровки, Ваше участие в обучения и др.).

Информация се предоставя на компетентните държавни органи съгласно изискванията на трудовото, осигурителното и данъчното законодателства.

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ е длъжна да предостави Ваши лични данни на:

  • Министерството на образованието и науката

Ваши лични данни, включващи ЕГН, адрес, имена, трудов стаж, трудово възнаграждение, месторождение, образование, квалификация, се обработват и предоставят на Министерството на образованието и науката, Регионално управление на образованието, Общинска администрация посредством използвани за целта електронни информационни системи.

  • Националната агенция по приходите

Наше законово задължение съгласно Кодекса на труда е да предоставим на НАП информацията, съдържаща се в трудовия Ви договор, в тридневен срок от неговото сключване или изменение и да ги уведомим в седемдневен срок след прекратяването му. Кодексът за социално осигуряване ни задължава ежемесечно да представяме информация за Вас на НАП, съдържаща трите Ви имена, ЕГН, изплатените възнаграждения, осигурителни и здравни вноски и данъци.

  • Националния осигурителен институт

Наредбата за паричните обезщетения и помощи от ДОО ни задължава да предоставим Ваши лични данни на НОИ при изплащане на парични обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство.

Някои данни за Вас, съхранявани в нашите системи, понякога могат да се споделят с трети лица и на други основания.

Може да се наложи Ваши данни да бъдат споделяни с партниращи организации или финансиращи организации, ако участвате в програми или работите по международни проекти. При възникване на такъв или подобен случай ще бъдете отделно информирани, а Вашите права – гарантирани чрез договор или по друг приложим за конкретния случай начин.

За изплащане на възнаграждения, при кандидатствате за кредит или за пенсионно осигуряване, по Ваше искане, можем да споделим лична информация за Вас с банки и пенсионни дружества.

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ може да разкрива данни на одитори и ревизиращи органи, които извършват проверки. При определени обстоятелства може да предаде данни за длъжници на училището на агенция за събиране на вземания, ако не е успял да събере задълженията си.

Възможно е да заснемем Ваши снимки, като участващи в учебния процес или при публични мероприятия и церемонии в училището. Тези снимки могат да станат достъпни чрез сайта на гимназията.

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ може да споделя лични данни извън училището и при някои извънредни обстоятелства: например, ако данните са необходими за защита на Вашите жизнени интереси или жизненоважни интереси на друго лице; когато не е възможно или уместно да се получи Вашето съгласие; може да представи данни на полицията или на други разследващи органи за предотвратяване или разкриване на престъпления или ако се изискват със съдебно решение.

ПРЕДАВАНЕ НА ДАННИ НА ТРЕТА ДЪРЖАВА ИЛИ НА МЕЖДУНАРОДНА ИНСТИТУЦИЯ

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ не предава Вашите данни към трета държава или на международна институция.

АВТОМАТИЗИРАНО ВЗЕМАНЕ НА РЕШЕНИЯ И ПРОФИЛИРАНЕ

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ не използва данните получени при реализирането на трудови, служебни и граждански правоотношения за автоматизирано вземане на решения посредством компютърни алгоритми, заменящи човешката преценка, включително чрез извършване на профилиране.

СИГУРНОСТ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ.

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ предприема физически, технически и организационни мерки за сигурност, предназначени да защитят личните данни от загуба, злоупотреба, промяна, унищожаване или повреда, съгласно изискванията на европейското и националното законодателство. Осигурените мерки са описани в Политика за технически и организационни мерки за защита на личните данни.

ПГИ „Д-р Иван Богоров“ е приела и прилага Процедура за действие при нарушаване на сигурността на личните данни, която спазва стриктно в случай на необходимост.

ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ

При обработката на лични данни във връзка с управление на човешките ресурси и финансово-счетоводната отчетност ПГИ „Д-р Иван Богоров“ добросъвестно прилага законоустановените правила за упражняване правата на субектите на данни. За тази цел гимназията е приела и прилага Процедура за упражняване на права на субектите на данни. По отношение на извършваните процеси на обработка на личните данни, физическите лица имат възможност да реализират следните свои права:

  • Право на информираност (във връзка с обработването на личните ви данни от администратора);
  • Право на достъп до собствените си лични данни: Имате право да поискате от ПГИ „Д-р Иван Богоров“ право на достъп по всяко време до личните си данни. Да получите копие от тях, както и информация кои са получателите на тези данни, как те се обработват, дали са обект на автоматизирано обработване, предвиденият срок, за който се съхраняват и информация за правото Ви на жалба до надзорен орган;
  • Право на коригиране: В случай, че данните, които обработва ПГИ „Д-р Иван Богоров“ са неточни или непълни, имате право да поискате да бъдат коригирани или актуализирани.
  • Право на изтриване /“право да бъдеш забравен“/: приложимо е само когато: сте оттеглили съгласието си за използване на Ваши данни; данните не са необходими за целите, за които са били събирани и обработвани или обработването им е незаконосъобразно. Тогава имате право да поискате Вашите данни да бъдат заличени без ненужно забавяне. При определени условия и с писмена аргументация, ПГИ „Д-р Иван Богоров“ може да откаже заличаване на данните ви.
  • Право на ограничаване на обработката на личните данни само до съхранение, когато: точността на личните данни е оспорена, обработката е незаконна, но субектът на данните възразява срещу изтриването на личните данни или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
  • Право на преносимост на данни: За данните, които се обработват въз основа на договор или съгласие, когато обработването им се извършва по автоматизиран начин.
  • Право на възражение срещу обработката: При наличие на законово основание, имате право да възразите срещу определени видове обработване на личните Ви данни. В случай, че възражението е основателно, Вашите данни няма да бъдат обработвани.
  • Право да оттеглите съгласието си: Имате право да оттеглите по всяко време съгласието си за обработка на лични данни, когато те се обработват въз основа на изричното Ви съгласие, като това оттегляне не засяга законосъобразността на обработването въз основа на съгласието Ви, преди то да бъде оттеглено.

За упражняването на тези права, както и въпроси или притеснения относно обработката на Вашите лични данни, с изключение на правото на жалба, е необходимо да се свържете с Длъжностното лице по защита на данните по един от посочените по-горе начини за връзка, което ще Ви предостави подробна информация за процедурите за упражняване на права от субекта на данните.

Също така, в искането си за упражняване на права следва да посочите своите три имена и адрес, с цел идентифицирането Ви като субект на данните, като в случай на необходимост администрацията на ПГИ „Д-р Иван Богоров“ може да поиска допълнително данни, както и доказателства за самоличност. Посочете в какво се изразява Вашето искане. Посочете адреса за кореспонденция с Вас /физически адрес, електронен адрес/, съгласно предпочитаната форма за комуникация.

Отговор ще бъде предоставян при спазване на приложимите срокове – до 1 календарен месец от получаване на искането, като срокът може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията. В случай на удължаване, се уведомява субектът на данните и се посочват причините, които налагат удължаването.

ПРАВО НА ЖАЛБА ДО КОМИСИЯТА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ ИЛИ ДО СЪДА

Ако считате, че обработката на лични данни във връзка с управление на човешките ресурси и финансово-счетоводната отчетност на ПГИ „Д-р Иван Богоров“ е незаконосъобразна или нарушава правата Ви, Вие може да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, с адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, с електронен адрес: https://www.cpdp.bg/ или до съответния административен съд по общите правила за подсъдност.